Pondres automatiseert doeltreffend dankzij Lerend Netwerk voor Open Innovatie

Enige overredingskracht was ervoor nodig, geeft Stephan Venrooij (COO bij Pondres) grif toe. Want wanneer je met beide benen in de dagelijkse productiedrukte staat, zoals hij, is het soms lastig om een stap achteruit te zetten en na te denken over wat er in het bedrijf anders moet of kan. Toch is hij blij dat hij nu ongeveer een half jaar geleden instapte bij het Lerend Netwerk voor Open Innovatie, onderdeel van het programma Slimmer Werken van Midpoint Brabant. “Gewoon doorgaan op de oude weg is alsof je met een botte zaag op een boom afstapt. Wanneer je de tijd neemt om hem te slijpen, gaat het echt sneller en beter.”

Automatiseren: waar begin je?

Deelname aan het Lerend Netwerk bestaat uit grofweg twee onderdelen: sparren met en achter de schermen kijken bij andere bedrijven uit regio Hart van Brabant, en aan de slag met een eigen, individuele vraag. Hoe zat dat bij Pondres? Als specialist op het vlak van gepersonaliseerde klantcommunicatie, die vaak over verschillende kanalen verloopt, managet het bedrijf de meest uiteenlopende, complexe interne processen. Zo verwerkt en verstuurt het bijvoorbeeld webshoporders voor etailers en retailers, en verzendt het net zo goed namens een bank beveiligde informatie via een digitale kluis. En opent de klant in kwestie de kluis niet? Dan stuurt Pondres namens de bank een gepersonaliseerde brief. Stephan: “We voorzien in de gehele communicatiebehoefte van onze klanten.”

Daarnaast werkt Pondres voor bekende loterijen. Mensen die aan die loterijen meedoen, kunnen onder andere twee repen chocolade winnen. In een online shop kiezen ze zelf hun smaken. En daarna start het proces bij Pondres. “Onze medewerkers picken de repen uit de voorraad, doen ze in een envelop, plakken de adressticker erop en zorgen voor verzending. Dat gebeurt tot nu toe handmatig, maar de snelheid die we halen is te laag”, vertelt Stephan. Zéker nu een van de grote opdrachtgevers de activiteiten wil uitbreiden. “Bovendien is het werk repetitief en daardoor saai voor de meeste medewerkers. Dan weet je: we moeten automatiseren. Maar ja, hoe pak je dat aan? Waar begin je? Met die vraag kwamen we bij Midpoint Brabant terecht.”

Wat is het Lerend Netwerk voor Open Innovatie? 

In het Lerend Netwerk voor Open Innovatie worden krachten gebundeld: ondernemers uit de maakindustrie brengen praktijkvragen in die met inzichten van experts, collega-ondernemers, docenten en studenten worden verrijkt. Samen ga je op zoek naar een concrete oplossing in de vorm van een actieplan dat past binnen jouw organisatie, cultuur en ambities.

Oplossingsrichtingen snel in beeld

Samen met de andere ondernemers en partners in het Lerend Netwerk, kleedde Stephan en zijn proces engineer Maikel het vraagstuk steeds verder uit. Waar draait het nu om? En wat heb je nodig om écht verder te komen? Midpoint Brabant koppelde Pondres vervolgens aan Datacation, een bedrijf dat op basis van data het proces van picken en versturen van de chocoladerepen grondig onder de loep nam. Ze maakten per processtap duidelijk hoeveel tijd het kostte, koppelden daar een analyse, conclusie en aanbevelingen aan en kwamen met drie praktische scenario’s voor Pondres om het proces te verbeteren, inclusief businesscase.

“Dat ging zo snel. Alles bij elkaar hebben ze twee, drie weken over het rapport gedaan. En het stond meteen als een huis.” Bovendien, vervolgt Stephan, paste de uitkomst goed bij wat Pondres op dat moment nodig had. “Drie oplossingsrichtingen die precies de pijnpunten in ons proces aanpakten, inclusief voor- en nadelen en kostenplaatje. Op basis van de gegeven informatie konden we snel vervolgstappen zetten. Bij het voorkeursscenario stond zelfs al een naam van een gespecialiseerd bedrijf dat ons kon helpen.” Midpoint Brabant regelde een subsidie voor dit consultancytraject via Klikopmorgen. “Uiteindelijk hoefde we daardoor maar een fractie van die kosten zelf te dragen.”

Binnen no-time naar hogere handlingssnelheid

Zo snel kan het gaan: in juni startte Pondres bij het Lerend Netwerk met een gerichte optimalisatievraag, begin januari zaten Stephan en proces engineer Maikel aan tafel met Reboow – de partij die hen nu helpt het proces met een dispenserrobot te versnellen en te verbeteren. “Ook dat beviel weer heel goed”, vertelt Stephan. “We keken naar zowel de happy als de unhappy flow. En: wat kunnen we doen om die unhappiness te voorkomen?” De uiteindelijke oplossing, waarvoor flink omdenken nodig was, is in cocreatie tussen Reboow en proces engineer Maikel ontstaan. Stephan: “Maikels betrokkenheid helpt om dit in de interne en externe organisatie uit te dragen. Bovendien was dit een mooie ontwikkelkans voor hem. Ook dat brengt ons als organisatie weer verder.”

Capaciteitstoename van meer dan 30%

Door het Lerend Netwerk is bij Pondres een soort sneeuwbaleffect ingezet, gericht op automatisering. Op dit moment werkt het bedrijf zelfs aan meerdere robotiseringsplannen tegelijk: er komt een robotarm voor het palletiseren. In de zomermaanden implementeert Reboow de machine die bij Pondres het proces met de chocoladerepen voor de loterijen overneemt, met een capaciteitstoename van meer dan 30% tot gevolg. Daarnaast wordt er gekeken naar een goods-to-person robot die het orderpicken een stuk efficiënter moet maken. En, niet te vergeten: vanuit Fontys, partner van het Lerend Netwerk, onderzoekt een afstudeerder bij Pondres het machinaal inpakken van brievenbuspakketjes. Ook daar komen straks verbeteracties uit. Stephan: “De goede ideeën liggen gewoon op straat. Alleen, je moet wél de tijd nemen om ermee aan de slag te gaan.”

Het sparren met collega-bedrijven in het netwerk beviel Stephan goed. “Het is prettig om van andere ondernemers te horen waar zij tegenaan lopen, en hoe ze het oplossen”, merkt hij. “Voor ons is het Lerend Netwerk een laagdrempelige manier om tot nieuwe inzichten te komen en het bedrijf toekomstbestendig te maken. De overtuigingskracht heeft ons heel wat gebracht: veel stakeholders in ons bedrijf zijn nu enthousiast. Ja, én, ik zeg het nog maar een keer: het is allemaal ongelofelijk snel gegaan. Dat was ons zelf absoluut niet gelukt.”