Grote bedrijven en beursgenoteerde mkb-bedrijven moeten vanaf 2025 en 2026 verslag doen van hun duurzaamheidsbeleid, doelstellingen en resultaten. Daarbij wordt gekeken naar de impact van het bedrijf en de ketenpartners op mens, milieu en maatschappij. Lees hoe u een duurzaamheidsverslag maakt.
1. Weet aan welke regels (standaarden) u moet voldoen
Het verplichte duurzaamheidsverslag volgens de Europese richtlijn de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) is onderdeel van de Europese Green Deal. Het verslag gaat over 3 hoofdthema’s: milieu, sociaal en bestuur. U moet zich in het verslag houden aan de standaarden van de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Deze standaarden bepalen waar u verslag van moet doen. De ESRS worden ontwikkeld door EFRAG (European Financial Reporting Advisory Group).
Op het MVO-steunpunt vindt u informatie over Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Zoals over de belangrijkste internationale duurzame wetten en -regels. U vindt er ook de ESRS-navigator, een praktische handleiding hoe u duurzaam moet rapporteren.
Meer over de gevolgen van de CSRD voor bedrijven ziet u in dit webinar van de Sociaal Economische Raad (SER).
Of bekijk deze 10 praktijkvoorbeelden van Nederlandse bedrijven over duurzaamheidsbeleid en prestaties op basis van de CSRD.
Meer over de ESRS
2. Zet op een rij wat u al heeft aan informatie
U moet van veel onderwerpen verslag doen. Denk aan:
- CO2- uitstoot
- werknemers
- het inkoopproces
- financiën
- huisvesting
- mobiliteit
- strategie
Zet op een rij welke gegevens u al heeft over (duurzame) bedrijfsvoering. Maak daarbij gebruik van bestaande processen, zoals de financiële administratie en interne controle. Deze kunnen u helpen om dezelfde processen in te richten voor duurzaamheidsgegevens. Bekijk ook welke certificaten en (groene) keurmerken u al heeft.
3. Stel een team samen en zorg dat de CSRD een plek heeft in uw organisatie
Samenwerking is belangrijk. Zorg dat uw management kennis heeft over de CSRD en het belangrijk vindt. Betrek afdelingen en personen die al informatie verzamelen op ESRS-standaarden waarover u verslag moet doen. Zoals:
- strategie
- financiën
- HR
- juridische zaken
Stel een team samen met vertegenwoordigers van elk thema. Leg vast wie waar verantwoordelijk voor is. Betrek uw medewerkers erbij en geef ze tijd en ruimte voor het verzamelen van gegevens. Zij hebben al kennis van de processen en weten vaak waar het over gaat.
4. Betrek uw accountant op tijd in het proces
Betrek uw accountant aan het begin bij het proces. Vraag naar de verwachtingen. Laat uw account ook meekijken naar het proces van de dubbele materialiteitsanalyse (DMA) (zie stap 7). Spreek af wanneer de controle voor de DMA plaatsvindt. En welke gegevens u wilt verzamelen. Uw accountant kan controleren of die gegevens kloppen met de standaarden van de ESRS. Leg alle stappen die u doet vast op papier. Net als de keuzes die u daarbij maakt.
Door dit op tijd te doen kunnen problemen met (de betrouwbaarheid van) gegevens vroeg worden opgemerkt. Dit voorkomt dat uw verslag op een later moment wordt afgekeurd. Uw accountant moet het duurzaamheidsverslag uiteindelijk goedkeuren.
5. Maak een lijst van alle thema’s die een rol spelen in uw onderneming
Doe alvast onderzoek en maak een lijst van alle thema’s die een rol spelen in uw bedrijf (longlist). En over welke ESRS-standaarden (zie stap 1) u informatie moet geven. Kijk ook in uw branche wat belangrijke duurzaamheidsthema’s zijn. Brancheorganisaties kunnen helpen met de voorbereidingen.
U kunt gebruik maken van verschillende informatie:
- Zorg dat u inzicht heeft in waar en hoe uw bedrijf goederen of diensten inkoopt en afzet. Onderzoek de risico’s van het land, de regio en de sector waarin u werkt met de MVO Risico Checker. De MVO-landeninformatie geeft u informatie voor verantwoord zakendoen op buitenlandse markten.
- Kijk naar audits, certificeringen, jaarverslagen en andere manieren waarop de bedrijven waarmee u samenwerkt (of hun keten) omgaan met risico’s op het gebied van mens en milieu.
- Check OESO-richtlijnen en bestaande (branche)overeenkomsten voor internationaal maatschappelijk verantwoord ondernemen (IMVO).
6. Ga in gesprek met uw stakeholders (stakeholderanalyse)
Het gesprek met betrokkenen bij uw onderneming (stakeholders) is een belangrijk onderdeel van het duurzaamheidsverslag. Ga in gesprek met uw (belangrijkste) stakeholders en leg alle gesprekken vast. Net als de keuzes die u daarbij maakt. U moet het proces achteraf kunnen uitleggen (aan uw accountant). Dat heet een stakeholderanalyse. Focus op de stakeholders die het meeste impact maken op uw bedrijf. Of waarop uw bedrijf de meeste impact maakt.
7. Bepaal de belangrijkste onderwerpen met dubbele materialiteitsanalyse (DMA)
Maak een lijst met duurzaamheidsonderwerpen die het belangrijkste zijn voor uw organisatie en stakeholders (shortlist). Dat doet u met een dubbele materialiteitsanalyse (DMA). Uit de analyse wordt duidelijk over welke datapunten (zie stap 1) u verslag moet doen. U hoeft meestal niet over alle datapunten verslag te doen. Leg het proces van de DMA vast. Net als de keuzes die u daarbij maakt. U accountant moet uw analyse achteraf kunnen controleren.
8. Ga aan de slag met het verzamelen van gegevens
Wanneer u de dubbele materialiteitsanalyse heeft afgerond, weet u over welke onderwerpen u verslag moet doen. Onderzoek welke informatie u nodig heeft. Voer bijvoorbeeld een GAP-analyse uit en kijk wat u wel en niet in huis heeft aan gegevens. De analyse maakt een vergelijking tussen een bestaande en een gewenste situatie. Met de gegevens krijgt u een beeld van wat u al goed doet en waar nog verbetering nodig is. U kunt dan plannen maken en doelen stellen.
Begin met het verzamelen van gegevens die u kunt meten. Sluit bijvoorbeeld aan bij bestaande processen en informatiesystemen, zoals de loonadministratie of een inkoopmodel.
9. Laat uw duurzaamheidsverslag controleren door een accountant
U moet het duurzaamheidsverslag laten controleren door een externe accountant. Dit kan de accountant zijn die ook uw jaarrekening controleert. Uw accountant bekijkt bijvoorbeeld of u de juiste betrokkenen (stakeholders) heeft gekozen voor de materialiteitsanalyse. Het is dan ook verstandig om uw accountant op tijd te vragen om mee te kijken (zie stap 4).
10. Publiceer uw duurzaamheidsverslag
Het duurzaamheidsverslag is onderdeel van het bestuursverslag. U moet dit bij de Kamer van Koophandel (KVK) aanleveren. U moet het ook op de website van uw onderneming zetten.