U heeft een dienst of producten aan uw klant geleverd en ook al de factuur gestuurd. Daarna blijft het stil en op gegeven moment verstrijkt de betalingstermijn. Uw klant heeft nog niet betaald. In dit artikel leest u stap-voor-stap wat u kunt doen.
Download video
Bel uw klant
Persoonlijk contact met de klant werkt vaak het best. Of dit in uw situatie ook het best werkt, hangt af van de afspraken binnen uw organisatie en de relatie met uw klant. Het kan zijn dat er redenen zijn waardoor bellen niet mogelijk is. Bijvoorbeeld door het ontbreken van telefoonnummers. Of een te groot klantenbestand waardoor het u te veel tijd kost om te bellen.
Als u belt, vraag dan of de dienst naar wens is geweest en of de factuur klopt. Door deze persoonlijke aanpak kunt u vragen waarom er niet betaald is. Maak altijd aantekeningen van deze telefoongesprekken. Als bellen niet lukt, kunt u ook een brief of e-mail sturen.
Stuur een betalingsherinnering
De betalingsherinnering is een eerste formele stap als uw factuur niet betaald is binnen de afgesproken periode. U verstuurt de betalingsherinnering enkele dagen nadat de betalingstermijn afgelopen is. Meld dat u de wettelijke rente in rekening gaat brengen als uw klant niet alsnog betaalt.
Stuur een aanmaning
Als uw klant een particuliere consument is, bent u verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen. Een betalingsherinnering telt als kosteloze aanmaning. Is uw klant een bedrijf? Dan bent u dit niet verplicht. U kunt de in uw algemene voorwaarden beschreven incassoprocedure volgen.
Wat is een aanmaning?
Een aanmaning is een formele brief, ook wel sommatiebrief genoemd, waarin u:
- verwijst naar de levering, de factuur, mogelijke telefoongesprekken en de betalingsherinnering
- een betalingstermijn geeft van 14 dagen
- melding maakt van incassokosten en juridische stappen als de klant niet betaalt
Stuur de aanmaning per post en mail. En bewaar hier kopieën van. Als u zeker wil weten dat uw aanmaning aankomt, kunt u het beter aangetekend versturen en vragen om een ontvangstbevestiging. Zo heeft u bewijs wanneer uw klant ontkent dat de brief is ontvangen.
Breng incassokosten en wettelijke rente in rekening
Betaalt uw klant uw factuur niet of te laat? Dan mag u incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Incassokosten zijn de kosten die u maakt als schuldeiser om uw geld te krijgen. Daarnaast mag u wettelijke rente in rekening brengen. Dit is de rente die u volgens de wet kunt eisen als uw klant een betalingsachterstand heeft.
Spreek een betalingsregeling af
Doe eerst onderzoek of de klant uw factuur bijvoorbeeld met een week uitstel kan betalen. Is dit niet mogelijk voor uw klant? Spreek dan een betalingsregeling af. Zet deze regeling op papier en spreek af dat de regeling stopt als uw klant niet betaalt op de afgesproken momenten.
Schakel een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in
Lukt het u niet om uw klant de openstaande factuur te laten betalen? Overweeg dan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in te huren. Dat zijn bedrijven die namens u proberen de klant alsnog te laten betalen:
- Een incassobureau stuurt brieven met het verzoek tot betaling, maar mag niet dwingen om te betalen.
- Een deurwaarder kan een gerechtelijke procedure starten. Ook kan hij dwangmiddelen gebruiken, zoals beslaglegging en verkoop van goederen van uw klant. Hiervoor heeft hij meestal wel eerst een vonnis van de rechter nodig.
- Een incasso-advocaat kan aanmaningen versturen, een dagvaarding opstellen en het faillissement van een schuldenaar aanvragen.
Wat kunt u doen als uw klant in het buitenland is gevestigd?
Betaalt uw buitenlandse klant niet? Huur dan een incassobureau in dat het land kent en de taal spreekt. Lukt het niet op deze manier, dan kunt u een Europees betalingsbevelprocedure starten. De klant krijgt dan 30 dagen de tijd om te reageren. Doet uw klant dat niet, dan dwingt de rechter tot betaling.
U kunt ook een rechtszaak starten. Meestal gaat dit via de rechter van het land van uw klant. Wilt u dat de Nederlandse rechter beslist? Dat kan alleen als u dat van tevoren in een contract heeft vastgelegd.
Gebruik andere juridische middelen
Heeft u producten of goederen geleverd die niet op tijd zijn betaald? Dan haalt u die natuurlijk het liefste terug om de schade zo klein mogelijk te houden. Er zijn 3 manieren om dit te doen:
- Eigendomsvoorbehoud
Staat in uw algemene voorwaarden een eigendomsvoorbehoud? Dan blijft u de eigenaar van een geleverd product tot de klant heeft betaald. U kunt uw geleverde goederen terugvorderen (terugvragen) zolang uw klant niet betaalt.
- Recht van reclame
Recht van reclame is een regel waarmee u geleverde goederen kunt terugvorderen als uw klant niet betaalt. Dit kan ook als uw klant uitstel van betaling heeft gekregen of als uw klant failliet is verklaard.
- Verrekening
Koopt u bij uw klant ook producten of diensten? Mogelijk moet u ook nog facturen betalen. U kunt in dit geval uw schuld en het geld waar u nog recht op heeft met elkaar verrekenen. Dit kan ook bij een faillissement. U kunt alleen verrekenen als er geen verbod staat in de algemene voorwaarden van uw klant. En als u hier duidelijke afspraken over heeft gemaakt met uw klant.
Vraag oninbare btw terug
In een factuur aan uw klanten berekent u btw. Die btw betaalt u aan de Belastingdienst bij uw btw-aangifte. Betaalt uw klant de factuur uiteindelijk niet of maar gedeeltelijk, dan krijgt u dus ook de btw niet betaald. En heeft u zelf btw betaald over een bedrag wat u niet ontvangen heeft. U kunt deze btw terugvragen. Lees hoe u oninbare btw terugvraagt op Belastingdienst.nl.
Vraag faillissement van de klant aan als laatste redmiddel
Blijft betaling van uw factuur uit? Dan kunt u het faillissement van de klant aanvragen. Is uw klant al failliet? Dien dan zo snel mogelijk uw vordering in bij de curator. Dit heet officieel ‘indienen ter verificatie’. Schakel hiervoor een gespecialiseerd adviseur in.
Voorkom risico’s van wanbetaling
Er zijn verschillende manieren om financiële schade door klanten die niet betalen te voorkomen. Zoals:
- Sluit een kredietverzekering af.
- Check de financiële situatie van zakelijke klanten.
- Zet in de algemene voorwaarden dat bij niet tijdig betalen ook geen volgende leveringen plaatsvinden.
Lees meer over het afdekken van risico's voor uw onderneming.
