Met een goede administratie weet u hoe het financieel met uw bedrijf gaat. En of u aan het urencriterium voldoet, bijvoorbeeld voor de zelfstandigenaftrek. U kunt uw administratie laten doen of zelf bijhouden. Op deze pagina leest u 5 stappen die u helpen bij uw administratie.
Download video
Voldoe aan de eisen voor uw administratie
Alle gegevens over uw bedrijf horen bij uw administratie. Zowel op papier als digitaal. Bijvoorbeeld:
- kasadministratie (ook aantekeningen) en kassabonnen
- financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
- tussentijds gemaakte controleberekeningen
- ontvangen facturen en kopieën van facturen die u heeft verstuurd (controleer altijd of facturen voldoen aan de eisen)
- bankafschriften
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- agenda's en afsprakenboeken
- correspondentie, zoals brieven en e-mails
- software en databestanden
Download video
Bewaar uw administratie 7 jaar
U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. U kunt met de Belastingdienst afspraken maken over korter bewaren. Wat u in ieder geval 7 jaar moet bewaren is administratie over:
- debiteuren- en crediteuren: openstaande facturen van uw klanten en leveranciers
- in- en verkoop: alle inkoop- en verkoopfacturen
- grootboek: alle financiële transacties, zoals ontvangen betalingen
- voorraad: alle voorraden en de waarde hiervan (als u goederen inkoopt en verkoopt)
- kas: alle kassabonnen en kwitanties (ontvangstbewijzen) van producten die u contant gekocht of verkocht heeft
Deze gegevens moet u 10 jaar bewaren
Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren. Onroerende zaken zijn bijvoorbeeld uw bedrijfspand, opslag en grond.
Verkoopt u goederen of diensten in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen? En gebruikt u het éénloketsysteem (One Stop Shop)? Dan moet u de gegevens ook 10 jaar bewaren.
Maak afspraken over hoe u uw administratie bewaart
Spreek met de Belastingdienst af hoe u uw administratie bewaart: digitaal of op papier. En welke details hierin moeten staan (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken legt de Belastingdienst schriftelijk vast.
U kunt uw administratie ook bijhouden met een online boekhoudprogramma. Deze video laat de mogelijkheden en voordelen zien:
Download video
Let op het urencriterium
Een urenadministratie bijhouden is niet verplicht. Maar als u bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek of startersaftrek wilt gebruiken, dan moet u wel aan de Belastingdienst bewijzen dat u aan het urencriterium voldoet:
- U werkt per kalenderjaar 1.225 uur of meer aan uw bedrijf. Oók wanneer u in de loop van het jaar start of stopt met uw bedrijf.
- U werkt meer uren aan uw bedrijf dan aan ander werk. Bijvoorbeeld als u ook in loondienst werkt. Was u de laatste 5 jaar één of meer jaren geen ondernemer? Dan geldt deze voorwaarde niet.
Check of u verplicht een accountant nodig heeft of niet
U bent verplicht om te kiezen voor een accountant als u meer dan 50 werknemers heeft, € 15 miljoen omzet en € 7,5 miljoen balanstotaal. Is dat bij u niet het geval? Dan kunt u de administratie zelf bijhouden, of dit laten doen door een accountant of boekhouder.
Verschil accountant en boekhouder
Download video
Een accountant:
- is verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten
- valt onder het tuchtrecht
- moet voldoen aan opleidingseisen
- heeft leverings- en betalingsvoorwaarden
Kleinere mkb-bedrijven en zzp'ers kiezen vaak voor een boekhouder. Een boekhouder:
- is niet verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten
- bepaalt zelf of die alleen helpt bij de bedrijfsadministratie of ook advies geeft
