‘Detailinformatie is voor een ondernemer véél meer waard dan gemiddelden.’ Dat concludeert Scrumble-directeur Vincent van Laarhoven na een kort intensief traject waarbij REDview BI het bedrijf verder hielp met het verrijken van inzichten uit de data. De kortingsvoucher van de provincie Noord-Brabant kwam hierbij goed van pas.
Scrumble uit Tilburg ontwikkelt software-oplossingen op maat voor logistiek en supply chain. Vincent had met Harald van Engelen van REDview BI kennisgemaakt bij het Smart mkb-programma van Midpoint Brabant. Op aangeven van de businessdevelopers Mark de Jong en Alex Vugts van Midpoint Brabant bespraken Harald en Vincent de kortingsvoucher ‘datamaturiteit mkb’ van de provincie Noord-Brabant.
Het was een schot in de roos. Vincent licht toe: ‘We werkten met een boekhoudpakket waarbij je alleen maar vaste perioden van drie, zes, negen of twaalf maanden kon analyseren. En een facturatiesysteem waarin je slechts de afgelopen twee jaar kon zien qua omzetten per klant, en dat zonder inzicht in specifieke productgroepen. Waardeloos. Hier kun je als ondernemer weinig mee. Door deze tekortkomingen hadden we te weinig inzicht in wat we werkelijk wilden weten.’
Van 30 KPI’s naar één
REDview BI wist hier wel raad mee. Vincent: ‘Met Harald hebben we twee workshops datagedreven ondernemen gedaan. In de eerste workshop hebben we gekeken naar wat we uit onze data wilden halen. Harald gaf aan: “Bepaal eerst je doelen, strategie en verdienmodel, en maak het vooral niet te groot in het begin”. In eerste instantie hebben we ruim dertig KPI’s geformuleerd. Die hebben we gegroepeerd naar onderwerp, zoals R&D, productie, sales en recruitment.’
Hieruit zijn interessante inzichten naar voren gekomen voor de tweede workshop. ‘Harald stelde ons de vraag om voor één of twee KPI’s te kiezen. De essentie dus. De voor ons allerbelangrijkste KPI is: declarabiliteit. Oftewel hoe effectief we werken voor onze klanten. Die hebben we helemaal ontleed.’
Inzicht in details
Klinkt goed, maar hoe werkt dit dan in de praktijk? Vincent legt uit: ‘Bij een project heb je een voorcalculatie en werkelijk gemaakte uren. Die moet je kunnen opsplitsen en los kunnen vergelijken. Net zoals je per type service of feature wilt zien hoe uren worden besteed. Door het detailniveau zie je in één oogopslag wat er aan de hand is. Hierdoor kun je heel snel de effectiviteit doorrekenen en conclusies trekken.’
Inrichten systemen en dashboard
Na de twee workshops is Scrumble zelf aan de slag gegaan met het inrichten van de systemen op declarabiliteit. Immers, Scrumble is een softwarespecialist. Vincent: ‘De data hadden we al, nu brengen we de verspillingen in kaart en sturen daar op. Met de stuurinformatie uit onze informatiesystemen zetten we onze koers voort naar een datagedreven organisatie’.
Parallel aan dit traject heeft REDview BI een zogeheten Power BI dashboard ingericht. Vincent: ‘Als softwarebedrijf zijn we er niet op uit om het wiel opnieuw uit te vinden en zijn we juist fan van het integreren van systemen die goed werken. Harald en zijn collega’s kunnen met Power BI in korte tijd een dashboard inrichten waarbij we op detailniveau door onze data kunnen klikken. Zo hebben we onze frustraties met ons boekhoud- en facturatiepakket eenvoudig opgelost.’ Ook voor een dergelijk traject kun je als Brabantse ondernemer een voucher voor aanvragen bij de provincie Noord-Brabant.’
Meten van specifieke processen
‘We hebben zelf een soortgelijk aanbod voor de voucher, namelijk het optimaliseren van één bepaald proces. Dit hebben we bijvoorbeeld bij een van onze klanten gedaan voor orderpicking. Samen hebben we de KPI’s gedefinieerd en verwerkt in onze webapplicatie. Met de vraag: hoe krijgen we de foutmarge richting nul? Iedere fout gaat namelijk ten koste van je kwaliteit naar de klant. Met kleine aanpassingen kun je al veel verbeteren. Bijvoorbeeld dat je tijdens het picken direct de locatie van een product kan wijzigen in het systeem, mocht deze zijn veranderd. Of dat je een pickactie tijdelijk kan overslaan, omdat de voorraad van een product niet correct is. Door een KPI als foutmarge continu te meten en bespreekbaar te maken, maak je op de korte termijn kleine verbeteringen, die op lange termijn een gigantisch effect kunnen hebben.’
Kortingvouchers
‘In dit traject hebben we ook zelf twee workshops bij klanten verzorgd. Hiervoor hebben we dankbaar gebruik gemaakt van de kortingsvoucher van de provincie. Ook voor andere klanten gaan we vouchers inzetten. Een workshop over datagedreven ondernemen is voor veel bedrijven erg relevant. Je gaat sturen op feiten in plaats van onderbuikgevoel. Daardoor weet je beter wat er aan het gebeuren is en kun je op een efficiëntere wijze een vele hogere kwaliteit leveren ’.
De € 1.000 vouchers van de provincie Noord-Brabant zijn tot en met 31 december 2023 exclusief bestemd voor innovatieve en ambitieuze Brabants mkb-ondernemingen voor de sectoren: Hightech, Industry, Maintenance, Automotive, Logistics, Agrifood, Life Science, Health, Chemical, Biobased.
Meer weten of zelf aan de slag?
Wil je meer weten over onafhankelijke ondersteuning bij het verder digitaliseren van jouw onderneming? Neem dan contact op met Midpoint Brabant, alexvugts@midpointbrabant.nl, 06 16333665.
