Als u stopt met uw besloten vennootschap (bv), moet u verschillende dingen regelen. U moet de bv laten ontbinden. Ook rekent u af voor de vennootschapsbelasting. En u schrijft uw bv uit bij het Handelsregister van KVK. Lees op deze pagina welke stappen u moet zetten als u wilt stoppen met uw bv.
Controleer de afspraken met de medeaandeelhouders
Heeft u medeaandeelhouders? Bekijk welke afspraken u met hen heeft gemaakt. Die leest u in de statuten. U kunt ook afspraken hebben gemaakt via bijvoorbeeld een aandeelhoudersovereenkomst. Hierin staat onder andere wat u heeft afgesproken over de verdeling van de winst.
Onderzoek de financiële gevolgen
Begin uw onderzoek met het opmaken van een eindbalans. U kunt dit ook laten doen door een boekhouder of accountant. Een eindbalans is een eindoverzicht van het vermogen van uw bv. Het vermogen moet worden vereffend (financieel afgehandeld) en verdeeld. Controleer daarom de volgende zaken:
Kijk of u een uitkering kunt aanvragen
Houd u aan de regels voor ontslag
Heeft u personeel? Dan krijgt u te maken met regels voor ontslag. Als u personeel moet ontslaan, moet u een ontslagvergunning aanvragen bij UWV. In een sociaal plan kunt u afspraken vastleggen. Bijvoorbeeld over een transitievergoeding en hulp bij het vinden van nieuw werk.
Staat er in de cao dat er bij ontslag een sociaal plan wordt gemaakt? Dan moet u dit plan ook maken én volgen. Ook geeft u het ontslag door aan de Belastingdienst. Zo weet de Belastingdienst dat u geen loonheffing meer hoeft in te houden en geen aangifte meer hoeft te doen voor uw personeel. Wat u moet doorgeven staat bij 'hoofdstuk 17 einde van inhoudingsplicht of dienstbetrekking' van het Handboek Loonheffingen.
Informeer uw personeel en klanten
Als u personeel heeft, vertel hen dan eerst dat u gaat stoppen met uw bedrijf. Uw personeel kan dan op tijd ander werk zoeken. Bekijk ook goed welke contracten of afspraken u met klanten heeft. Laat uw klanten en leveranciers daarna weten dat u stopt. Lees meer over uw klanten informeren op kvk.nl.
Ontbind uw bv
Om met uw bv te stoppen moet u deze ontbinden. De Algemene Vergadering van aandeelhouders neemt hier een officieel besluit over. Dit heet een ontbindingsbesluit. Als er meerdere aandeelhouders zijn, lees dan in de statuten met welke meerderheid van stemmen dit besluit wordt genomen. De aandeelhouders spreken af op welk moment de bv stopt. U kunt ook een datum in de toekomst kiezen voor het ontbinden van de bv.
Het vervolg van het proces hangt af van uw situatie: uw bv heeft baten (bezittingen) of uw bv heeft geen baten. In beide situaties geeft KVK aan de Belastingdienst door dat uw bv stopt. De Belastingdienst stuurt u een brief over de gevolgen voor vennootschapsbelasting en de btw (zie stappen 7 en 8).
Bv beëindigen met schulden
Moet u gedwongen stoppen met uw bv omdat u schulden heeft? Onderzoek wat uw opties zijn met het Stroomschema Schulden op kvk.nl. Het stroomschema geeft u tips om van kort- en langlopende schulden af te komen. Voor tijdelijke schulden kunt u eerst nog uitstel (surseance van betaling) aanvragen. Verwacht u betalingsproblemen bij belastingen en premies? Doe bij de Belastingdienst melding van betalingsonmacht. Blijven er schulden over? Dan moet u verplicht faillissement aanvragen.
Reken af voor de omzetbelasting (btw)
Nadat de Belastingdienst van KVK heeft doorgekregen dat uw bv is uitgeschreven, ontvangt u van hen een brief waarin staat dat u een laatste btw-aangifte moet doen. Pas als u de laatste btw-aangifte heeft gedaan, stuurt de Belastingdienst u een definitieve bevestiging van uitschrijving als ondernemer voor de btw.
Doe ook aangifte als u nog niet bent uitgeschreven
Uitschrijving duurt soms even. Krijgt u in de tussentijd bericht van de Belastingdienst dat u een btw-aangifte moet doen? Dan moet u die aangifte nog doen.
Reken af voor de vennootschapsbelasting (vpb)
De Belastingdienst stuurt u ook een brief met daarin de bevestiging van de uitschrijving uit het Handelsregister. En de mededeling dat u uw belastingzaken moet afsluiten. Dit heet fiscaal afrekenen. U moet een laatste aangifte vennootschapsbelasting (vpb) doen.
Belastingen voor de directeur-grootaandeelhouder (dga)
Als u directeur-grootaandeelhouder (dga) bent van de bv en u ontvangt een salaris van de bv, dan gelden voor u dezelfde belastingregels als voor andere werknemers. U betaalt dan inkomstenbelasting over uw salaris.
Bedrijfspand op de balans
Een gekocht bedrijfspand maakt meestal deel uit van uw bedrijfsboekhouding. U heeft dan belastingvoordelen. En de overwaarde kunt u inzetten als werkkapitaal voor uw onderneming. Op het moment dat u stopt met ondernemen loopt u wel het risico dat u over de waardestijging van het pand moet afrekenen met de Belastingdienst. Lees op kvk.nl waar u op moet letten als uw pand op de balans staat.
Bewaar uw administratie
Na het beëindigen van uw bv moet u de administratie minimaal 7 jaar bewaren. In sommige gevallen is de bewaarplicht 10 jaar. Dit hangt van het soort gegevens af. U vindt meer informatie over bewaartermijnen op Belastingdienst.nl.
U mag de papieren administratie ook scannen en alleen digitaal bewaren. U moet een bewaarder van de boeken en bescheiden benoemen. Dit gebeurt tijdens de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Meestal is dat de vereffenaar. Bij de uitschrijving van de bv schrijft u (of een waarnemer) de bewaarder van de administratie in, in het Handelsregister.
Controleer vaststelling en publicatie van jaarrekeningen
Zijn alle jaarrekeningen vastgesteld en gepubliceerd? U bent verplicht om de jaarrekeningen te deponeren bij KVK en te publiceren over een financieel jaar dat is afgelopen. Doet u dat niet, dan loopt u kans op een boete. Ook bent u persoonlijk aansprakelijk in geval van faillissement. Over het jaar waarin u opheft hoeft u geen jaarrekening op te stellen en te deponeren bij KVK.
Video: Stoppen met uw bedrijf
In deze animatie van KVK ziet u in grote lijnen waar u mee te maken krijgt en wat u moet regelen als u stopt. U ziet dit aan de hand van 3 scenario’s: stoppen door overname, verkoop of schulden.